Avec l'évolution exponentielle des outils et communications numériques ces dernières années, de plus en plus de documents et services sont en lignes ou dématérialisés
La dématérialisation RH a de nombreux avantages dans vos processus de gestion des ressources et devient l’un des enjeux majeurs.
Les lignes qui suivent se proposent de vous en dire un peu plus sur le sujet.
Qu’est ce que la dématérialisation RH ?
La dématérialisation des documents est un processus qui a pour objet de supprimer les traditionnels documents administratifs "papiers" pour les substituer par des fichiers numériques archivables et stockables bien plus facilement..
Les réglementations dédiées aux entreprises imposent de nombreuses contraintes en termes de conservation des documents administratifs, en particulier dans le champ des ressources humaines. C'est le cas du DUER (document unique d'évaluation des risques professionnels) qui doit être conservé plus de 40 ans. (Exemple: le document unique d’évaluations des risques)
La dématérialisation RH répond à ces conditions, les fichiers pourront être conservés de longues années, c’est un véritable atout pour l’archivage !
Les ressources humaines est l'un des services les plus consommateurs de papiers dans les entreprises. Cette nouvelle méthode de numérisation et de dématérialisation engendre à la fois des gains de productivité tout en réduisant le coût des consommables.
Cette nouvelle méthode numérique leur permet un gain de temps et une réduction des coûts en papier.
Il existe différentes catégories de dématérialisation RH:
la dématérialisation des documents: Celle-ci permet tout simplement de numériser des documents (contrats, règlement intérieur, bulletin de paie…)
la dématérialisation des processus: C’est un ensemble de tâches qui sera entièrement digitalisé
Les avantages de la dématérialisation RH
Globalement cette technique permet de réaliser un véritable gain de temps dans l’organisation du service ainsi qu’une réduction de ses coûts de fonctionnement.
Cependant nous allons voir qu’il en existe plusieurs :
Traiter rapidement les flux de documents;
Motiver ses collaborateurs avec une meilleure gestion de l’information;
Réaliser des économies de fournitures papier;
S’inscrire dans une démarche RSE;
Mettre en relief la performance du service des ressources humaines;
Actualiser les documents en temps réel;
Garantir une sécurité de stockage afin d’éviter la perte;
Montrer que l’entreprise est innovante;
Répondre aux obligations légales;
Consulter les documents partout, le collaborateur est autonome.
Quels documents peuvent être numérisés ?
Pour gagner en efficacité de nombreux écrits peuvent être mis en version numérique, ils sont:
Le contrat de travail;
les bulletins de salaire;
le registre du personnel;
l’annuaire collaborateur;
les notes de frais;
la fiche de poste;
le document unique d’évaluations des risques…
La numérisation est très positive pour la performance de l’entreprise or il y a des contraintes légales à respecter.
Le cadre légal de la dématérialisation RH
C’est depuis 2009 que la digitalisation RH a vu le jour en proposant aux collaborateurs leur fiche de paie et autres contrats par voie numérique ( scan par mail).
En 2016, la loi travail El Khomri permet la remise des bulletins de paie électroniques.
La loi exige un respect de l’horodatage sur tous les documents en cas de litige ou de contrôle.
De plus, la RGPD encadre la protection des données personnelles collectées
Les données sur les employés sont conservées jusqu’au départ du salarié. Cependant certaines données peuvent être conservées plus longtemps comme le bulletin de paie qui doit être archivé pendant 5 ans.
En cas de non respect, la CNIL peut prononcer des amendes importantes.
Il est recommandé de nommer un Délégué à la Protection des Données (DPO) afin de réduire le risque de sanctions.
Comment mettre en place une dématérialisation RH au sein de son entreprise ?
Il est important de réaliser un processus de dématérialisation RH car cette technique d’archivage peut entraîner des sanctions si elle est baclée.
Voici les étapes à suivre:
Faire un état des lieux des documents à dématérialiser (besoins);
Comprendre la réglementation;
Se fixer des objectifs;
Communiquer en interne;
Établir un processus;
Former ses collaborateurs;
Analyser les retours pour améliorer sa procédure.
Il faut bien analyser ses besoins ainsi que le cadre légal car certains documents peuvent se garder plus de 40 ans.
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