Réaliser votre registre du personnel pdf rapidement avec le logiciel RH Spoteo

Le registre du personnel pdf est un document RH obligatoire dans toutes entreprises à partir du premier salarié, quelque soit la taille, l’activité, l’ancienneté…

Il doit être mis à jour régulièrement afin d’avoir une totale transparence sur l’employabilité de votre personnel.

L’absence de ce document ou l'oubli des mentions légales peuvent entraîner de graves sanctions pénales que nous verrons ultérieurement dans cet article.


Spoteo va vous aider à vous libérer de vos contraintes administratives. Vous pourrez présenter un document conforme en toute sérénité en cas de contrôle.



Qu’est ce que le registre du personnel pdf ?



Un registre unique du personnel (RUP) est un document obligatoire qui reprend toutes les entrées et sorties des collaborateurs depuis la création de l’entreprise.

Il est généralement tenu par l’employeur, le service RH ou l’assistant de direction.


Ce registre du personnel pdf permet d’avoir une totale transparence sur les recrutements de l’entreprise afin d’éviter au maximum le travail dissimulé. Ceci évite les problématiques en cas d’accidents au sein de l’établissement.

Vous retrouvez quelques points qui sont importants lors de la réalisation du registre:

  • Il doit être rédigé dès l’embauche d’1 salarié dans votre entreprise

  • Le registre du personnel pdf doit être réalisé de manière chronologique des embauches

  • L’employeur doit tenir à jour ce document

  • Il existe autant de registre du personnel pdf que d’entreprises


Qui est concerné par le registre du personnel pdf ?


Tous les salariés sont concernés par ce document obligatoire. Tout le personnel doit y figurer (CDI,CDD, contrat à temps plein et temps partiel, stagiaire, intérim…).

Les seules exceptions sont les particuliers employeurs et les associations qui ont recours au chèque emploi associatifs.

Les informations présentes sur ce fichier doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle l’employé ou le stagiaire a quitté l’entreprise.

Si ce n’est pas le cas, l’employeur s’expose à une sanction.

Maintenant vous vous demandez quelles informations doit-on figurer dans ce document obligatoire? Nous allons vous donner la réponse dans le prochain point.


Quelles informations figurent dans le registre du personnel pdf ?


Nous allons voir les mentions obligatoires qui permettent d’identifier le collaborateur. Elles sont:

  • Nom prénom

  • nationalité

  • date de naissance

  • sexe

  • emploi

  • qualification

  • dates d’entrée et de sortie de l’établissement

  • lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou, à défaut, date de la demande d’autorisation

  • pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail

  • pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, mention « contrat à durée déterminée »

  • pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire » ainsi que nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire

  • pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que dénomination et adresse de ce dernier

  • pour les salariés à temps partiel, mention « salarié à temps partiel »

  • pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »



Le registre du personnel pdf n’a pas de forme particulière à avoir, il peut être très bien numérique mais il faut pouvoir l’exporter et l’imprimer. Cette méthode de consultation reste la plus sûre car elle permet une traçabilité de vos informations.

C’est pour cela que Spoteo est LA solution pour votre entreprise.


Qui peut avoir accès au registre du personnel pdf ?


Tous les salariés peuvent avoir accès au registre du personnel pdf. Ils doivent en faire la demande au personnel qui s’occupe de sa rédaction et mise à jour, très souvent l’équipe RH.

Il ne doit pas être en libre accès car le document RH contient des données confidentielles qui sont encadrées par la RGPD.

Certaines autorités peuvent le demander en cas de contrôle, l’employeur est dans l’obligation de le fournir afin de ne pas s’exposer à une amende.

Le CSE si il est présent est en droit de consulter le RUP. Le Comité Social et Economique peut voter des mesures qui impactent directement les employés. Il s’occupe de la politique sociale de l’entreprise, des conditions de travail et de l'emploi.

Il est donc important que les élus aient accès aux données fondamentales de l’entreprise (économiques, humaines, risques professionnels…)

Ce comité participe aux restructurations et restrictions des effectifs.



Quelles sont les sanctions si le registre du personnel pdf n’est pas réalisé, mal réalisé ou mis à jour ?


A ce jour 2 documents sont obligatoires dès l’embauche d’un salarié: Le document d’évaluation des risques et le registre du personnel. Sur Spoteo ils peuvent être sous le nom de registre du personnel pdf et document pdf car ils sont dématérialisables donc oui nous pouvons les avoir en format numérique.

Selon le Code du travail (Article R1227-7), les sanctions s’appliquent en cas d’absence de registre ou de mise à jour, une non conformité (informations erronées ou oubli de mentions obligatoires). L’amende est celle de la 4 ième classe. Son montant s’élève jusqu’à 750 euros pour une personne physique et jusqu’à 3 750 euros euros pour les personnes morales.

Elle peut être appliquée autant de fois que le nombre de collaborateurs dans l’organisation.

La solution est de réaliser le registre du personnel numérique gratuit.


Le registre du personnel est t il obligatoire en numérique ?

Non le registre du personnel pdf n’est pas obligatoire en version numérique mais il est fortement recommandé. C’est un format qui vous permet une traçabilité de vos informations donc pas de perte de données et une fiabilité de l’information en cas de contrôle.

La dématérialisation est l’avenir dans ces tâches administratives. Le but est aussi de réduire l’archivage papier en entreprise et de simplifier votre organisation.

Cependant en 2024, le document unique d'évaluation des risques sera obligatoire en version numérique pour toutes les entreprises.


On peut voir que la digitalisation va bouleverser de nombreux secteurs d’activités.


Les avantages du registre personnel pdf en version numérique ?

Nous allons vous présenter les avantages de la dématérialisation RH.


  • Réduction des coûts papier


La réalisation des documents en version numérique va vous permettre de réduire les coûts dans le papier. De plus, celui-ci est en pleine inflation.


  • Engagement environnemental


En réduisant vos déchets papiers, vous vous inscrivez dans une démarche environnementale. Ceci impactera positivement votre notoriété. Vos clients aimeront une valeur sur la protection de l’environnement


  • Allègement des tâches


Vos salariés qui s’occupent des tâches administratives auront un véritable gain de temps et pourront se consacrer à autre chose. Ceci va engendrer une augmentation de leur motivation et une baisse de leur charge mentale.


La dématérialisation RH à de véritables avantages financiers et au niveau de la productivité.


Notre logiciel pour avoir un registre du personnel pdf gratuit

Spoteo est la solution qu’il vous faut pour la dématérialisation RH de votre registre unique du personnel pdf et être également en norme.

Spoteo c’est un logiciel RH qui propose la réalisation de votre registre du personnel en ligne ainsi que votre DUER. Mais vous avez aussi de nombreuses options comme la veille RH et la newsletter RH.

Ce logiciel est simple, rapide et conforme. Vous n’avez pas besoin de connaissances particulières pour réaliser vos documents.

Cette solution RH est un véritable gain de temps, c’est terminé les heures interminables sur Excel.

Pour tester le registre du personnel pdf, cliquez par ici !



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