Savoir que ses données sont en sécurité, c’est une des priorités du collaborateur lorsqu’il fournit des informations personnelles nécessaires pour les ressources humaines.
La digitalisation des procédures RH et l’arrivée constante de nouveaux logiciels de SIRH pose la question sur la protection des données personnelles.
La juridiction en matière de protection des données s’est durci en avantageant les collaborateurs.
Des mesures confidentielles pour la sécurité des données
L’employeur doit faire preuve de transparence concernant l’utilisation des données et rassurer les collaborateurs quand ceux-ci se demandent si les nouveaux logiciels RH ne sont pas un simple moyen de surveillance de leurs activités.
Les entreprises ayant recours à des logiciels pour la gestion des ressources humaines doivent s’assurer à la fois de la conformité aux règles de la RGPD mais doivent aussi veiller à l’adhésion de leurs salariés concernant les termes définis.
Des informations concernant l’employé sont nécessaires pour assurer :
> la tenue du Registre Unique du Personnel
> la rémunération
> la gestion administrative
> l’organisation du travail
> l’action sociale prise en charge par l’employeur
Malgré que les informations personnelles demandées soient nécessaires, l’employeur doit garantir une confidentialité et une sécurité. C’est pour cela que seulement quelques personnes au sein de l’entreprise ont accès à ces données et doivent garder le secret professionnel.
Les informations réglementées
Pour la fiche collaborateur, l’employeur n’a pas besoin de ces informations suivantes :
les origines
la date d’entrée en France et de naturalisation
les modalités d’acquisition de la nationalité
toutes les informations sur l’entourage familial
l’adresse précédente
les conditions de logement
les opinions politiques
l’orientation et la vie sexuelle
les condamnations pénales
La CNIL rappelle dans le règlement général sur la protection des données (RGPD) que les employeurs ont “le droit de traiter des données personnelles lorsqu’elles sont strictement nécessaires au respect de leurs obligations légales”, telles que la santé et la sécurité des salariés. Vous êtes en droit de refuser des informations qui ne sont pas obligatoires.
La sécurité des données :
Des logiciels de protection et de surveillance sont conçus pour protéger les données digitales des entreprises et faire face à de potentielles cyberattaques qui sont de plus en plus fréquentes. Ces logiciels sont les seuls moyens, actuellement, pour sécuriser les données des employés et empêcher les intrusions.
Pour sécuriser un maximum les données, plusieurs techniques peuvent être utilisées à la fois par l’entreprise et par l’employé :
> être rigoureux sur les mots de passe
> sécuriser les postes de travail
> identifier les personnes ayant accès aux données
> sécuriser le réseau local
> assurer la sécurité de l’accès aux locaux
> inscrire dans un document la politique de sécurité de l’entreprise
> sensibiliser les salariés
La sécurité des données encadrées par la CNIL
La CNIL est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés. Elle permet de protéger les données personnelles, accompagner l’innovation et préserver les libertés individuelles.
La CNIL encadre différentes thématiques au travail :
l’accès aux locaux et contrôle des horaires
le recrutement et la gestion du personnel
les outils informatiques au travail
la géolocalisation des véhicules de fonction
l’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail
vidéosurveillance et vidéoprotection au travail
l’évaluation annuelle des salariés: droits et obligations des employeurs
télétravail
le droit d’accès des salariés à leurs données et aux courriels professionnels.
Retrouvez toutes ces thématiques sur la CNIL.
Spoteo respecte la sécurité des données avec son registre du personnel pdf et son document unique pdf
