Le dossier ressources humaines d'avril 2022: la dématérialisation RH
Le volume des documents sous format papier est le plus important au sein d’une entreprise.
Ils incluent les documents produits par les ressources humaines mais aussi provenant d’autres services de l’entreprise, des employés et de l’extérieur dans le cadre de candidatures ou de demandes de stage.
Ce pourquoi de plus en plus d’entreprises se lancent dans la dématérialisation RH.
La dématérialisation RH concerne les documents, c’est-à-dire transformer les documents papiers des salariés en supports numériques mais également les processus on parle de digitalisation du traitement et de la gestion des tâches.
Les avantages de la dématérialisation RH sont :
Gain de temps et de productivité
Transmission et Archivage sécurisés
Economie sur le papier, sur l’impression, sur la distribution
Ecologique
Accessibilité des documents
Traçabilité de tous les documents
Mieux traiter les flux
Renforcer l’expérience collaborateur
Moderniser la communication
Pour ce projet, il est fortement conseillé de sensibiliser auparavant les collaborateurs.
La dématérialisation est un projet important et demande au préalable une évaluation et une analyse du futur environnement.
Les étapes à suivre sont le typage (identifier les documents, types, catégorie...), la mise à jour des informations sécurisées avec une facilitation d’accès et un plan de classement de gestion de l’information, la numérisation de l’historique.
Il faut respecter la durée de conservation des documents qui peut aller selon le cas, de quelques mois à 90 ans.
La loi évolue depuis plusieurs années dans le sens de la digitalisation.
Depuis 2009, le Code du Travail autorise les entreprises à remettre les fiches de paie et les contrats aux employés par voie électronique.
En 2016, la loi de travail El Khomri normalise la remise des bulletins de paie électroniques.
La loi exige également le strict respect de l’horodatage électronique du bulletin de salaire et après signature électronique certifiée de tous les partis pour les contrats, de sa conservation dans un coffre-fort accessible par le salarié et la garantie de la disponibilité pour le salarié.
Grâce aux innovations technologiques avancées comme les logiciels de GED (Gestion Electronique des Documents), la signature électronique ou le coffre-fort salarié, la dématérialisation RH est simplifiée et sécurisée.
Spoteo est logiciel RH pour dématérialiser ses documents RH comme le registre du personnel pdf et le document unique pdf .