La dématérialisation RH

Le dossier RH d'avril 2022

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Le volume des documents RH sous format papier est le plus important au sein d’une entreprise.

Ils incluent les documents produits par le RH mais aussi provenant d’autres services de l’entreprise, des employés et de l’extérieur dans le cadre de candidatures ou de demandes de stage.

Ce pourquoi de plus en plus d’entreprises se lancent dans la dématérialisation RH.

 

La dématérialisation RH concerne les documents, c’est-à-dire transformer les documents papiers des salariés en supports numériques mais également les processus on parle de digitalisation du traitement et de la gestion des tâches.

Les avantages de la dématérialisation RH sont :

  • Gain de temps et de productivité

  • Transmission et Archivage sécurisés

  • Economie sur le papier, sur l’impression, sur la distribution

  • Ecologique

  • Accessibilité des documents

  • Traçabilité de tous les documents

  • Mieux traiter les flux

  • Renforcer l’expérience collaborateur

  • Moderniser la communication

Pour ce projet, il est fortement conseillé de sensibiliser auparavant les collaborateurs.

La dématérialisation est un projet important et demande au préalable une évaluation et une analyse du futur environnement.

Les étapes à suivre sont le typage (identifier les documents, types, catégorie...), la mise à jour des informations sécurisées avec une facilitation d’accès et un plan de classement de gestion de l’information, la numérisation de l’historique.

Il faut respecter la durée de conservation des documents qui peut aller selon le cas, de quelques mois à 90 ans.

La loi évolue depuis plusieurs années dans le sens de la digitalisation.

Depuis 2009, le Code du Travail autorise les entreprises à remettre les fiches de paie et les contrats aux employés par voie électronique.

En 2016, la loi de travail El Khomri normalise la remise des bulletins de paie électroniques.

La loi exige également le strict respect de l’horodatage électronique du bulletin de salaire et après signature électronique certifiée de tous les partis pour les contrats, de sa conservation dans un coffre-fort accessible par le salarié et la garantie de la disponibilité pour le salarié.

Grâce aux innovations technologiques avancées comme les logiciels de GED (Gestion Electronique des Documents), la signature électronique ou le coffre-fort salarié, la dématérialisation est simplifiée et sécurisée.

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